ایونت پلنر

ایونت پلنر ، برگزارکننده رویداد یا مدیریت رویداد به شما کمک می نماید تا برای برگزاری یک همایش یا هرگونه رویدادی دیگر، امور به بهترین نحوممکن برنامه ریزی و پیاده سازی شود تا تمام برنامه ها بر اساس هماهنگی های از پیش انجام شده، براساس ایده و پلن اولیه اجرا شوند.

از برگزارکننده رویداد با عنوان ایونت پلنر یا ایونت منیجمنت (Event planner) نیز یاد میشود. البته گاهی کارگردان هنری نیز به اشتباه مدیر رویداد خوانده میشود.

در این مقاله با وظایف یک ایونت پلنر بیشتر آشنا می شوید و بهتر می توانید تصمیم گیری نمایید که آیا وجود این شخص در همایش شما ضروری است یا خیر.

آشنایی با وظایف ایونت پلنر

آشنایی با برگزارکننده رویداد و وظایف وی:

ایونت پلنر رویداد انجام تمام امور و فعالیت های مربوط به یک رویداد را از صفر تا صد برعهده می گیرد. مدیریت رویداد ترکیبی از تجارب و علوم متعدد است.

گفته میشود مدیریت یعنی پیش بینی و برنامه ریزی، سازماندهی و فرماندهی، هماهنگی و کنترل.

حال اگر مدیریت یک رویداد را در نظر بگیریم میتوانیم مهارتهای دیگری را نیز به این لیست اضافه کنیم که شاید مهم ترین آن مدیریت هنری باشد. به عبارتی مدیریت رویداد علاوه بر وظایف یک مدیر نیازمند تجربه ای کافی در زمینه های هنری نیز میباشد.

شاخصه های مدیریت رویداد طیف وسیعی از مهارتها را شامل میشود. از مهم ترین توانمندیهای لازم برای یک مدیر رویداد میتوان به موارد زیر اشاره نمود:

توانایی تصمیم گیری در شرایط ویژه

روابط عمومی بالا

خلاقیت

مدیریت مالی

تخصص و شناخت کافی از حوزه هنرهای تجسمی و تصویری

منظم و دقیق در زمان و اجرا در امور

از آنجا که مدیر رویداد مسئولیت برگزاری مراسم را عهده دار است، لذا صاحب برند و همایش به هیچ وجه درگیر جزئیات نمی شود. از همین رو ایونت پلنر وظیفه دارد تا یک مکان مناسب برای همایش انتخاب نماید، هماهنگی های مربوط به پذیرایی، خوش آمدگویی، راهنمایی مهمانان، هماهنگی با کارگردان و تیم هنری ائم از تصویربرداران عکاسان متصدیان دکور نور و ال ایی دی و… را در نظر گرفته و به صورت کلی همه جزئیات رویداد را انجام دهد.

برگزاری مراسم همایش جشنواره و…

نقش رویای بهشت برگزار کننده همایش ها و جشنواره‌ها قادر به انجام فرآیندهایی است که نیاز های یک مراسم با کیفیت را تامین میکند. این مطلب را نیر بخوانید+

می توان بیان داشت که بخشی از وظایف ایونت پلنر به صورت  زیر تقسیم بندی می شود:

• ایونت پلنر لازم است تا با صاحب برند و شخصی که قصد دارد هرگونه ایونت یا همایشی را برگزار نماید، صحبت نماید. در این جلسه اهداف بیان می شوند و سوالاتی نیز پرسیده خواهد شد. مدیریت رویداد در خصوص زمان، مکان و مواردی که ممکن است برای شخص یا شرکت و یا نهاد سفارش دهنده مهم باشد همانند مسائل مالی سوالاتی را مطرح می نماید.
• پس از اینکه اطلاعات برگزار کننده تکمیل گردید و در خصوص مسائل مالی نیز توافقات حاصل شد، لازم است تا مکان مناسب برای همایش با توجه به تعداد مهمانان و مسیرهای دسترسی و البته سایر نیازهای سفارش دهنده توسط وی جستجو شود و در مدت کوتاهی به طرف مقابل اطلاع رسانی شود. در ادامه وی باید با نیروهای هنری و خدماتی هماهنگی های لازم را انجام دهد. و در اسرع وقت کارگردان برنامه تعیین شود.
• وظیفه مدیریت، هماهنگی ها و ارتباط بین بخش های مختلف رویداد برای هرچه بهتر برگزار شدن همایش برعهده برگزارکننده رویداد می باشد. فرقی نمی کند که رویداد شما یک همایش بزرگ یا دورهمی دوستانه باشد، برگزار کننده می تواند در اجرای هر دوی آنها به شما کمک نماید.
• در روز برگزاری مراسم هماهنگی با کلیه پرسنل اجرایی ائم از عکاسان، تصویررداران، نیروهای پذیرایی و خدماتی و… از یکسو و همچنین پرسنل شرکت یا نهاد سفارش دهنده بر عهده برگزار کننده می باشد.
• وظیفه یک ایونت پلنر پس از برگزاری هرچه بهتر همایش، تسویه حساب مالی با نیروها و مواردی از این قبیل است.
• ارائه ی گزارش تصویری از رویداد در صورت نیاز سفارش دهنده همراه با تسویه حساب نهایی صورت خواهد گرفت.
• پس از اولین جلسه تا پایان روز برگزاری رویداد یکی از مهم ترین وظایف مدیریت رویداد، توجه به منابع مالی است تا بهترین کیفیت خدمات را با مدیریتی بهینه در منابع مالی در اختیار سفارش دهنده قرار دهد.

ایونت پلنر کیست

باید توجه کنید که یک برگزار کننده اگر که بخواهد وظایف فوق را به خوبی انجام دهد، لازم است تا حتما آرامش و نظم را در کار خود داشته باشد تا برنامه ریزی های وی بر طبق اصول پیش رود. همچنین وی باید یک تیم حرفه ای داشته باشد که وظیفه هر شخص به خوبی مشخص شده باشد.

تجربه نشان داده است بهترین اقدام برای انتخاب مدیر رویداد بهره گیری از شرکتهایی با تجربه در این زمینه است تا بتوانند با دانش و مهارت و استفاده از نیروهای متخصص و مجرب بهترین خدمات را به سفارش دهندگان ارائه نمایند.

با برخی از رویدادهایی که توسط نقش رویای بهشت انجام شده است آشنا شوید.+

نقش رویای بهشت

جمع بندی:

به صورت کلی ایونت پلنر یا برگزارکننده رویداد یک فرد خلاق می باشد که می تواند برای برگزاری هر رویداد رسمی وغیر رسمی به شما کمک کند تا هر چه بهتر برگزار شود و لازم نباشد که شما درگیر مدیریت اعضا، جزئیات و هماهنگی های لازم شوید.